Продолжение. Начало в «Бирже» № 5 от 17 февраля - «От каждого по максимуму»

 

Чтобы продолжить разговор о функционально-стоимостном анализе, нам придется сделать небольшое примечание, без которого дальнейший тест статьи будет трудно принимать. Заметьте — не «понимать», а «принимать».

 

Примечание. В моей практике бывали случаи, когда некоторые руководители предприятий, прослушав мой курс семинаров по управлению эффективностью и рассчитав предварительную экономию от проведения ФСА, тут же бросали в проект своих сотрудников, едва успев транслировать им малую часть необходимых для проведения проекта знаний. Не успев осознать необходимость точного, выверенного, методологически рассчитываемого комплекса мероприятий. При такой организации ФСА возникает дискредитация метода и дальнейшее непринятие сотрудниками необходимости его проведения, а руководитель, не понимая собственных ошибок, разочаровывается в ФСА.

 

Функциональный анализ можно сравнить с прецизионной шлифовкой деталей под микроскопом. Когда неумелое или неверное движение может нарушить отточенную гармонию почти готовой детали. При получении комплексной визуальной карты процессов руководитель отчетливо видит сложные или узкие места, задвоение функционала, лишние или вредные функции. И может с почти хирургической точностью оптимизировать тот или иной бизнес-процесс или его часть. ФСА не заканчивается с окончанием самого анализа, его результаты ложатся в основу целого комплекса точных, научно обоснованных управленческих решений.

 

Проектной группой или отделом, под руководством опытных специалистов и обязательным консультированием с руководителем организации происходит реинжиниринг (переборка, моделирование) оптимально эффективной схемы набора функций (бизнес-процессов), нацеленной на максимальный результат деятельности организации.

 

Возвращаюсь к этапам проведения ФСА. Первым из этапов кратко рассмотрим этап подготовительный. Как следует из названия, основная его цель — подготовить площадку для проведения функционально-стоимостного анализа и дальнейших мероприятий. Этап условно можно разбить на несколько аспектов: 

 

1. Осознание необходимости проведения ФСА администрацией организации. Получение первичной информации по методу, посещение обучающих мероприятий.

 

2. Предварительные расчеты экономического эффекта от проведения полного комплекса или части мероприятий в рамках проекта ФСА. В дальнейшем ляжет в основу популяризации проекта в среде сотрудников.

 

3. При любом варианте привлечения методолога проекта (внешний консультант, сотрудник обладающей такой компетенцией) создание проектной группы или отдела.

 

4. Поскольку при проведении проекта ФСА много времени уделяется работе с сотрудниками, крайне важным аспектом является предварительная подготовка персонала организации. Методологическая и психологическая популяризация, показ положительных перспектив при использовании данного метода. Выделение ключевых сотрудников и проведение с ними круглых столов по проекту является обязательным предварительным мероприятием. В процессе проекта понимание необходимости его проведения даст вам не только фору во времени, но и существенно повысит достоверность результатов исследования и правильность принятия управленческих решений.

 

Вспомнив начало статьи, руководитель любого уровня легко свяжет одну из целей ФСА — «удаление лишних, нецелесообразных, вредных функций или их частей» с сокращением или перераспределением сотрудников, обслуживающих такие функции, и соответствующим сокращением расходов на персонал. К подобной перспективе сотрудники, попадающие под оптимизацию, могут относиться по-разному, в зависимости от их мотивации. 

 

Крайний случай, при полном игнорировании проектной группой и руководством организации положительной мотивации на проект своих сотрудников, — это скрытый саботаж проекта вплоть до полного срыва и дискредитации. Проектной группе и руководству организацией необходимо принимать такую возможность к сведению и разработать обязательный комплекс превентивных мероприятий (4-й аспект предварительного этапа).

 

5. Одним из несомненных достоинств данного метода является возможность его визуализации уже на предварительном этапе. Это может быть аналог «доски визуального управления» из системы «кайдзен» или любая другая знакомая визуальная форма представления информации. Проектная группа в полном и остальные сотрудники организации в допустимом объеме могут наблюдать проект во всех его стадиях.

 

6. Обязательным условием успешного проведения ФСА является создание уровней доступа сотрудников организации к материалам проекта. Это необходимо для своевременного неангажированного принятия руководством предприятия управленческих решений. Возможная структура уровней доступа: 

• Генеральный директор — проектная группа; 
• Правление (совет функциональных директоров); 
• Руководители служб/цехов/отделов; 
• Руководители бюро/участков/секторов.

В рамках отведенного информационного пространства, к сожалению, возможно дать только основные аспекты этапов проведения функционально-стоимостного анализа, многое остается, так сказать, «за кадром». Подробности — на моем сайте или по телефону.